“縁の下の力持ち”総務の業務大調査！

【総務担当者1,108人に大調査！】
総務の業務内容と減らしたい業務が明らかに！？

企業や団体にお勤めの方にとって、“総務担当者”はさまざまなことでお世話になる「頼れる存在」ですよね。

そんな総務担当者の業務内容について、
「実はよく分からない…」
「何でも屋さん？」

という方も多いと思います。

総務担当者は“縁の下の力持ち”と言われることも多いですが、
その多岐に渡る業務内容について、総務に従事している方以外、全てを把握していない方も多いでしょう。

社内文書の作成から、備品管理、オフィス管理、安全衛生管理、社内イベントの企画・運営、知的財産、ライセンス契約・管理など、本当に多岐に渡るのが総務の業務です。

また、人事部が独立して存在しない企業では、総務が人事の業務も兼任している場合も多く、
従業員の労務管理、勤怠管理、給与計算、採用業務なども行っているという総務担当者も少なくないと思います。

そんな“縁の下の力持ち”である総務担当者は、日々どのような業務を行い、企業活動に貢献しているのか、是非みなさんに知っていただきたいと思います。

そこで今回、私たちは、従業員数500名以下の企業に勤める総務担当者を対象に、
「会社を支える総務担当の業務あれこれ」に関する調査を実施しました。

「えっ？こんなことまでやってくれてたの！？」
という総務担当者の業務について、じっくり伺っていきましょう。

まさかこんな業務まで…
総務担当者の意外な業務内容とは？

まずは、“縁の下の力持ち”こと総務担当者が行っている業務を伺いましょう。

「“実はこれも総務がやっています”という業務を教えてください（複数回答可）」と質問したところ、
『電話・メール応対（47.8％）』という回答が最も多く、
次いで『労務管理（41.7％）』『来客応対（41.4％）』『勤怠管理（41.2％）』『給与計算（39.6％）』と続きました。

代表電話が総務に繋がるという企業や団体も多いと思いますので、
『電話・メール応対』が上位に来ることは、みなさんも予想できたかもしれませんね。
また、『勤怠管理』や『給与計算』などを担っている総務担当者も多いことが分かりました。

『経費精算』から『契約書のリーガルチェック』、そして『お弁当の発注』まで、
総務担当者の業務は実に多岐に渡っていることが分かります。
総務担当者の支えがなければ、企業活動は不可能と言っても過言ではないでしょう。

他にも、意外な業務はあるのでしょうか？

そこで、「“こんなことまで総務がやっています”という意外な業務があれば具体的に教えてください」と質問したところ、

• CADソフトで図面を作成する（40代／女性／大阪府）
• 屋上の鳩フン掃除、草刈り、ごみすて（40代／男性／奈良県）
• 工事の入札（40代／女性／秋田県）
• パソコン修理（50代／男性／熊本県）
• 社長のペットの世話（50代／男性／大阪府）
• 花壇の手入れや畑の作物の収穫（50代／男性／茨城県）

などの回答が寄せられました。

総務担当者は多才な“マルチプレーヤー”とも呼べそうです。

総務の業務量って
やっぱり多い…？

総務担当者は、日々実に多岐に渡る業務をこなしていらっしゃることが分かりました。
では、そんな“マルチプレーヤー”である総務担当者の方々は、
日々の業務量についてどのように感じていらっしゃるのでしょうか？

そこで、「総務の業務量についてどう感じていますか？」と質問したところ、
6割近くの方が『かなり多い（20.0％）』『やや多い（39.7％）』と、
業務量が『多い』と回答しました。

本来ならば別の部署が担うべき業務も行っている総務担当者も多いようですから、
業務量が多いと感じるのも当然なのかもしれません。

正直この業務は減らしたい…
大変な業務が判明！

日々の業務量が『多い』と思っていらっしゃる総務担当者は多いことが分かりました。
では、現在担っている業務のうち、どの業務を減らしたいと思っていらっしゃるのでしょうか？

そこで、「“この業務は減らしたい”と思う煩雑な業務を教えてください（上位3項目）」と質問したところ、
『電話・メール応対（29.1％）』という回答が最も多く、
次いで『勤怠管理（25.0％）』『労務管理（24.9％）』『来客応対（23.7％）』『安全衛生管理（22.6％）』と続きました。

先の質問でも、企業や団体の“窓口”として、電話やメールの応対をされている総務担当者は多いことが分かっていますが、いつ何時来るか分からない電話やメールへの応対が煩雑に感じている方が多いようです。

総務の業務があまりにも煩雑であれば、業務内容の精査や、場合によっては新たな部署の設置なども検討する必要がありそうですね。

では、そんな減らしたい業務に毎日どれくらいの時間を割いているのでしょうか？

続いて、「“減らしたい”と思う業務に毎日どれくらいの時間がかかっていますか？」と質問したところ、
『～1時間未満（34.4％）』という回答が最も多く、次いで『1時間以上2時間未満（32.0％）』『2時間以上3時間未満（20.0％）』『3時間以上4時間未満（7.9％）』『4時間以上5時間未満（3.0％）』『6時間以上（1.9％）』『5時間以上6時間未満（0.8％）』と続きました。

例え1～2時間で終わる業務だとしても、本来の総務の業務に支障を来している煩雑な業務を減らして、業務の効率化を図りたいという方が多いのかもしれませんね。

従業員のお弁当発注ってココが大変！
煩雑な発注作業はミスを招く！？

総務担当者が減らしたいと感じている業務とそれに費やしている時間が分かりました。
先の質問では、『お弁当の発注』も総務で行っており、その業務を減らしたいと感じていらっしゃる総務担当者も一定数いらっしゃいました。
ここからは、減らしたい業務で『お弁当の発注』を選択した方に、『お弁当の発注』に関して伺っていきたいと思います。

まず、「お弁当の発注業務で大変なことを教えてください（複数回答可）」と質問したところ、
『注文数の集計（45.0％）』という回答が最も多く、次いで『誰がいつ何を注文したかの把握（35.6％）』『注文内容の訂正・変更（30.9％）』『注文履歴の確認（18.8％）』『給食業者への支払い手続き（18.8％）』『従業員への請求書作成・給与とのデータ連携（18.1％）』『注文書の作成（14.8％）』と続きました。

従業員の数が多ければ多いほど、当然注文数も多くなりますし、全ての従業員が同じお弁当を食べる訳でもありません。
その上、万が一発注ミスがあれば、お弁当を食べられなくなる従業員が発生してしまいますから、集計作業や誰が何のお弁当を注文したのかを把握することが、非常に重要であるが故に、その作業が大変だと感じる方が多いのかもしれません。

■お弁当の発注って大変なんです…

• 注文した後に、急遽個数の変更があり、電話で連絡するも「ギリギリに言わないでよ」と文句を言われた（30代／女性／大阪府）
• 職員が勝手に追加注文したが、弁当業者にうまく伝わっておらず届いた数が合わないことがあった（30代／女性／神奈川県）
• 各部署で取りまとめをしてくれない（40代／男性／北海道）
• 直前になって数の変更があること（40代／女性／埼玉県）
• 宗教上の理由で食べられないものがある人がいる（50代／女性／茨城県）

■お弁当の発注業務が煩雑すぎて、こんな失敗も…

• 集金した代金とおつりが合わない（30代／女性／福岡県）
• 似たようなお弁当の種類があり、それと間違えて注文してしまった（30代／女性／山口県）
• 数を間違えて発注し、弁当が余り、夕飯もその弁当だった（40代／男性／神奈川県）
• 給料天引きにしなかったら、立て替え分を踏み倒されてしまった（40代／女性／神奈川県）
• 休暇者の分を注文してしまった（50代／男性／新潟県）

業務が煩雑だとその分ミスのリスクも高まりますから、例えお弁当の発注業務でも慎重さが求められます。
ですが、業務量が多岐に渡り、毎日忙しい総務担当者にとって、お弁当の発注に業務時間を割かれるのはちょっと困りものですよね。

みなさんがお昼に美味しいお弁当が食べられるのも、こうした総務担当者の苦労があってのことですから、総務担当者には感謝の気持ちを伝えましょう。

システマティックに発注できれば
業務効率も上がる！？

従業員のお弁当発注業務の大変さが分かりました。
発注ミスが発生してしまった経験のある方も少なくないようですが、そんな煩雑なお弁当の発注をシステマティックに行うことができれば、業務時間の短縮やミスの防止にも繋がると思いますよね。

そこで、「お弁当の発注業務がシステマティックにできたら業務効率は上がると思いますか？」と質問したところ、6割以上の方が『非常に効率が上がると思う（11.4％）』『ある程度効率が上がると思う（51.0％）』と、『業務効率が上がる』と回答しました。

業務効率が上がれば、その分他の業務に時間を割くことができますから、総務担当者の負担を減らすためにも、企業側は新たなシステムの導入を検討する必要がありそうです。

魅力的なお弁当注文システムの機能とは…？

システマティックなお弁当発注業務が、業務効率のアップに繋がると思っていらっしゃる総務担当者は多いことが分かりました。

では、総務担当者にとって、どのような機能を持ったお弁当発注システムが魅力的なのでしょうか？

そこで、「お弁当の注文システムで魅力的だと思う機能を教えてください（複数回答可）」と質問したところ、
『従業員が個別で直接注文できる（43.0％）』という回答が最も多く、次いで『注文数の集計作業の簡素化（29.5％）』『注文者自身で注文の訂正・変更が行える（24.8％）』『注文していない人の検索ができる（19.5％）』『注文状況が画面上で確認できる（18.8％）』『給与システムとの連携機能がある（15.4％）』『定額制で利用できる（14.1％）』『個人別の注文実績が確認できる（10.7％）』『給食業者別に実績が集計される（4.7％）』と続きました。

従業員が個別で注文できれば、総務担当者の負担は大幅に軽減できるでしょう。
また、個別に注文することによって発注ミスも防げるので、この回答にも納得ですね。